Văn phòng

Ngày đăng: 8/29/2009 - Số lượt đọc: 277

1. Tên gọi: Văn phòng Trường

2.Chức năng

Văn phòng là một đơn vị quản lý hành chính của Trường Đại học Nguyễn Trãi, có chức năng tổng hợp, văn thư lưu trữ; tổ chức nhân sự; phục vụ: Lễ tân, cơ sở vật chất; kế toán tài chính; tham mưu giúp hiệu trưởng trong việc tổ chức, quản lý cơ cấu hành chính của trường.

3. Nhiệm vụ

3.1 Bộ phận tổng hợp:

            a- Tổng hợp

- Tổng hợp báo cáo các đơn vị để lên kế hoạch của trường.

- Tổng hợp nội dung các cuộc họp, giao ban của Trường và Ban giám hiệu để ra các Quyết định, thông báo thực hiện.

- Đầu mối giao tiếp để thông báo sắp xếp lịch làm việc giữa HĐQT, Hiệu trưởng và các bộ phận.

b-  Văn thư lưu trữ

- Chịu trách nhiệm về quản lý và sử dụng con dấu của Trường

- Xử lý văn bản đến, văn bản đi của trường theo quy trình xử lý công văn, giấy tờ:

+ Công văn đi, công văn đến

+ Các loại văn bản nội bộ

- Lưu các hồ sơ giảng viên cán bộ, nhân viên của Trường

- Lưu các văn bản chung của Trường, công văn đi, đến, công văn nội bộ

- Kiểm tra hồ sơ, cập nhật hồ sơ và lưu có phân loại

3.2 Bộ phận nhân sự

a- Chính sách chế độ chung

- Xây dựng các quy định, quy trình, mẫu biểu phù hợp với Luật pháp và thực tế phát sinh của Trường Đại học Nguyễn Trãi giúp cho việc hoàn thiện đội ngũ nhân sự của Trường như: quy trình tuyển dụng nhân sự, mẫu biểu; đánh giá sau thử việc, thuyên chuyển công tác, kiến nghị đề bạt…

- Căn cứ vào quy chế quản lý chi tiêu nội bộ thực hiện các chế độ cho cán bộ công nhân viên trong trường: Lễ, tết, hiếu, hỷ…

- Kết hợp với các phòng Ban lên danh sách nhân sự cần thiết đáp ứng các mục tiêu từng Phòng ban nói riêng và của Nhà trường nói chung đề ra: Lên kế hoạch tuyển chọn, đào tạo nhân sự. Thực hiện quy trình tuyển chọn nhân sự: Tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, thuyên chuyển.

- Giúp Ban giám hiệu nhà trường lập các hợp đồng lao động, thoả thuận công việc…

b- Chính sách chế độ BHXH

- Kết hợp cùng bộ phận kế toán - tiền lương theo dõi nhân viên hết thời gian thử việc đóng BHXH – BHYT theo đúng kỳ hạn.

- Lập danh sách mua BHXH – BHYT cho cán bộ, nhân viên đúng thời hạn.

- Quyết toán chế độ ốm đau, thai sản… cho cán bộ, nhân viên với BHXH, chi cho cán bộ, nhân viên theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước.

- Lập tờ khai cấp sổ BHXH và làm các thủ tục khác để cấp sổ BHXH cho cán bộ nhân viên trường Đại học Nguyễn Trãi.

3.3. Bộ phận phục vụ

a- Lễ tân

- Các công việc lễ tân tiếp khách của phòng Hiệu trưởng, Chủ tịch hội đồng quản trị, Phó hiệu trưởng.

- Lễ tân cho các cuộc hợp lãnh đạo.

- Tổ chức các sự kiện đón tiếp các đoàn khách ngoại giao, hợp tác…

b- Cơ sở vật chất

- Lập các sổ sách, mẫu biểu quản lý các tài sản của trường: Máy tính, trang thiết bị văn phòng, bàn ghế, văn phòng phẩm…

- Lên kế hoạch sử dụng, sửa chữa, bảo trì các tài sản đảm bảo cơ sở vật chất cho các phòng ban hoạt động tốt.

c- Lái xe

- Lái xe có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn xe ô tô của Trường hoạt động tốt.

- Lái xe đảm bảo đưa đón Ban giám hiệu nhà trường và khách của nhà Trường đúng lịch văn phòng thông báo.

3.4. Bộ phận kế toán tài chính

- Kế toán tài chính: Thực hiện đầy đủ chế độ kế toán nhà nước ban hành

- Kế toán quản trị: báo cáo theo yêu cầu của Ban giám hiệu và Hội đồng quản trị.

- Thủ quỹ: Có trách nhiệm cất giữ tiền và các chứng từ kế toán có giá trị như tiền, thanh toán tiền theo đúng quy định và các công việc khác do phòng giao cho.

3.5. Bộ phận trợ lý Ban giám hiệu, Hội đồng quản trị

- Tham mưu cho Ban Giám hiệu và Hội đồng quản trị về chính sách chế độ đối với cán bộ nhân viên nhà trường.

- Tham mưu cho Ban Giám hiệu và Hội đồng quản trị về cơ cấu nhân sự

- Tham mưu cho Ban Giám hiệu và Hội đồng quản trị về chi tiêu nội bộ, đầu tư cơ sở vật chất.